台灣理光 Build Your Own Office 打造您專屬的辦公室

NEWS

律師事務所最佳的e化文件儲藏庫 「 一鍵入雲」

2020/03/04

律師事務所最佳的e化文件儲藏庫  一鍵入雲」,讓委託案的文件管理便捷又安心

 

「我們為受害者、弱勢者爭取應有的權益、賠償,也為犯罪者、侵權者確保法律賦予的權利,為當事人謀求最佳利益。」
台灣首部律政職人劇 <最佳利益>道出律政從業人員心聲。

 


【在節奏緊張的工作環境中,這些重要文件是如何傳遞的呢?】

   
   1. 律師事務所每天從傳真、收到各式委託案 
   2. 助理將委託案印出整理後再提供給律師 
   3. 協助律師將案件訴訟的文件提供給當事人 
   4. 案件終結後再將委託案紙本歸檔存放於倉庫 
   5. 當倉庫空間不足才會把年代久遠的文件銷毀

 

【在上述流程中,你是否也曾遇到這些問題?】


   ❶ 工作流程中常遇到傳真文件被誤拿遺失 
   ❷ 文件檔案超過電子郵件收件限制,需要掃描成多個檔案後再寄出 
   ❸ 紙本文件無法控管使用權限,存在資安風險 
   ❹ 若臨時需要文件,沒有紙本等於完全沒轍 
   ❺文件銷毀後無電子檔可查詢 



一鍵入雲為台灣理光獨家在地研發的雲端文件管理系統,租賃台灣理光事務機並導入一鍵入雲之後,整合多功能事務機的掃描與傳真功能,將企業重要的傳真訂單與歷史合約等文件資產統一統一備存至雲端資料夾。企業或公司行號不需要再擔心文件被誤拿、遺失或洩漏等失誤發生。
 

【為何使用一鍵入雲能夠保障文件安全】


   ☑使用通過資安認證機房 
   ☑搭配企業等級文件安全機制 
   ☑檔案自動AES-256 bit加密與用戶軌跡紀錄,管理者可以查詢文件存取紀錄 
   ☑系統自動每日備份,避免文件儲存在企業內硬碟損毀的後的災害回復時效 

 

透過一鍵入雲平台,使用者可為每個案件都建立專屬的雲端資料夾,並設定權限,只授權律師或相關人等存取,以控管文件安全性。文件不受檔案大小限制,無須再掃描分隔成多個檔案,寄出多封E-mail,在符合案件隱密安全性前題下,提升委托案的溝通效率。另外,當文件備存至雲端後,出庭前臨時發現委託案有遺漏未帶的文件,律師可透過App下載檔案參閱,解決立即的文件傳遞需求,委託案結束後的文件數位歸檔結案也變得輕鬆簡單。

台灣理光同時提供DPO文件掃描服務,協助將已結案5年以上的歷史委託案掃描並歸檔於一鍵入雲中,未來無論委託人要查詢案件是多少年前結案,都可以透過一鍵入雲輕鬆查找。除了文件數位化之外,台灣理光也協助將數位化後的委託案依據需求銷毀,釋出文件倉儲空間,大幅節省管理成本。